L'archivage est la conservation raisonnée d'informations, qui doivent être organisées en cas de réutilisation future. Il est nécessaire pour une entreprise d'évaluer ses besoins afin de mettre en place une solution d'archivage adéquate.
Pour les entreprises, archiver les documents est d'abord une contrainte légale : il convient en effet de conserver certains documents pendant plusieurs années, tels que :
- Documents civils et commerciaux
- Pièces comptables
- Document fiscal
- Document social
- Gestion du personnel.
Mais, pour les entreprises, archiver les documents est un enjeu essentiel et peut apporter une valeur ajoutée à l'entreprise.
Archiver ses documents est nécessaire pour les entreprises notamment dans les cas suivant :
- Justifier leur activité vis-à-vis des autorités, de l'État, lors d'un audit internet... La conservation des informations est aussi cruciale lors d'un contentieux afin de défendre les droits et intérêts de l'entreprise
- Les données doivent pouvoir être réutilisées notamment afin d'éviter la recréation de l'information, une opération coûteuse sur le plan financier et temporel.
- L'information permet la préservation de la mémoire, utile aussi bien à la construction de la culture d'entreprise que pour la communication interne et externe.
Ne pas archiver ses informations, ou les archiver de manière incorrecte, non sécurisée ou efficace, est risqué pour l'entreprise. Un archivage correct permet de maîtriser certains risques, et notamment :
- Juridique : une entreprise doit pouvoir reproduire ses données lors d'un audit ou en cas de contentieux
- Logistique : les données doivent être archivées, mais aussi caractérisées afin de permettre un accès facilité en cas de recherche d'information
- Sécuritaire : la protection des données stratégiques ou personnelles est extrêmement important. Vous devez vous assurer qu'elles sont protégées correctement, voire de leur destruction si nécessaire
- Technique : l'archivage permet de faire face à l'obsolescence récurrente des outils de restitution, et ainsi d'assurer une pérennité des informations dans l'espace et dans le temps
- Financier : les entreprises ne respectant pas le délai de conservation légal peuvent avoir une amende, une redressement fiscal, ou encore une condamnation judiciaire. De plus, la perte financière dans la recherche d'informations non organisées et d'outils qui ne sont pas mis à jour est non négligeable.
L'archivage doit atteindre plusieurs objectifs pour être efficace et pérenne : intégrité, sécurité, prérennité des données. L'entreprise doit ainsi apprendre à anticiper les changements techniques afin d'éviter l'obsolescence des supports. L'entreprise doit aussi privilégier un accès aisé aux données.
L'archivage se heurte à plusieurs contraintes techniques, et notamment :
- Retenir un format logique selon le type de document (texte, image, vectoriel, etc.) selon plusieurs critères (conversion, pérennité, coût)
- Choisir avec soin le type de support (magnétique, optique)
- Faire une analyse soignée des possibilités de migration
- Savoir prendre en compte des spécificités, comme la vérification de la signature électronique
- Choisir des supports performants.
Les professionnels du déménagement et de l'archivage vous proposent différentes solutions pour organiser et classifier vos données :
- Gestion des archives papiers
- Archivage électronique
- Dématérialisation des processus...
Pour en savoir plus sur les délais de conservation des documents, rendez-vous sur la page du Service Public.
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